7 полезных инструментов СЭД, которые освободят до 35% рабочего времени сотрудников

Система электронного документооборота (СЭД) может помочь сэкономить до 35% рабочего времени сотрудников, по оценкам «КОРУС Консалтинг». Фонд оплаты труда создает для бизнеса большую нагрузку вне зависимости от отрасли и сферы деятельности: представьте, что треть этих денег может быть не потрачена впустую на бумажную работу, а наоборот – поможет создавать больше ценности для бизнеса.

СЭД обладает богатым арсеналом функциональных возможностей и инструментов для оптимизации документооборота. Практика показывает, что за счет эффекта оптимизации всех процессов окупаемость от вложений в СЭД достигается очень быстро. При установке на сервера компании возврат инвестиций происходит в срок от полугода до полутора лет, а при развертывании в облаке по модели SaaS – всего за несколько месяцев. Отложенный экономический эффект также достигается за счет заметного снижения юридических и финансовых рисков.

СЭД влияет на эффективность бизнеса за счет тех возможностей, которые заложены в самую идею и архитектуру систем электронного документооборота и которые могут поднять качество процессов обмена информацией в компании на принципиально новый уровень. Вот только самые главных из них:

1. Конструктор документов

Практически все документы, которые циркулируют между отделами организации, можно разделить на типы и создать для них шаблоны. Как правило, они имеют стандартную структуру и такое же типовое содержание, где могут меняться даты, фамилии, контрагенты, но не суть. Значительно повышает эффективность работы в СЭД функциональность конструктора документов, который позволяет из преднастроенных шаблонов составить документ любого типа. Сотрудникам не придется искать для примера аналогичные документы в архиве, вводить информацию самостоятельно (и впоследствии исправлять возможные ошибки). Конструктор экономит до 3-4 часов в день на создание нужных документов: это почти половина стандартного рабочего дня.

2. Контроль версионности документов

После того, как документ был создан, обычно над ним работает не один человек, а группа коллег: это и вышестоящее руководство, и сотрудники других подразделений, которые привносят в файл свои замечания и уточнения. Часто этот процесс происходит одновременно, и документ обрастает множеством версий, в которых легко запутаться. В процесс утверждения затягивается – а подписана в итоге может быть некорректная версия документа, в которую вошли не все необходимые правки. Если в СЭД заложен контроль версионности, то процесс отслеживания изменений происходит автоматически: система помнит и дату, и автора правок, и сами изменения, так что их невозможно потерять или перепутать. В результате исключается вероятность потери важных изменений и ошибок, а работа над финальной версией ускоряется.

3. Микросервисы СЭД

Целая группа небольших инструментов СЭД предназначена для того, чтобы упростить и облегчить работу с документами для каждого сотрудника. Микросервисы экономят в среднем по 10 минут на каждой стадии жизненного цикла документа. К ним, например, относится автозаполнение полей на основе базы данных сотрудников, клиентов и контрагентов компании.

Система может видеть связи между документами и группировать их: это может быть договор, доп. соглашение и счет, относящийся к нему. Умный поиск по тексту и атрибутам, теги и подсказки значительно ускоряют и упрощают нахождение и обработку документов. Возможность поднять и быстро восстановить все документы по заказу или сделке часто связана с определенными денежными суммами, которые потеряет или, напротив, заработает компания.

Ещё один блок микросервисов связан с уведомлениями пользователей о том, что с документами происходят какие-то значимые изменения: например, что документ одобрен, подписан или согласован. Все это повышает культуру ведения дел в компании и позволяет работать точнее и эффективнее.

4. Управление поручениями

Документооборот в компании нужен не только для обмена информацией между отделами, но еще и для управления сотрудниками и передачи им нужных задач, а также контроля их исполнения. Управление поручениями в СЭД позволяет полностью автоматизировать этот процесс с привязкой к конкретному документу: вы не просто просите отдел продаж выставить клиенту счет-фактуру, но и видите далее все круги на воде, которые остаются в результате. Система показывает вам как задача переходит от сотрудника к сотруднику и статус – «выполнено». Иерархия сотрудников при работе с поручениями легко настраивается, типичные поручения можно автоматизировать и при этом включить напоминания по почте для всех пользователей. Так ни одна задача не потеряется, а руководитель постоянно будет держать руку на пульсе.

5. Голосовой поиск и ввод данных

Голосовой ввод стал нормой при пользовании мобильными устройствами, социальными сетями и мессенджерами – и теперь культура голосового поиска набора проникает в корпоративный мир. Это удобно и дает возможность выполнять рабочие задачи даже тогда, когда буквально заняты руки. Можно сказать системе: «на подпись Сидорову Павлу Васильевичу» — и СЭД доставит нужный документ точно по адресу. Разве будущее еще не наступило?

6. Оценка рисков взаимодействия с контрагентами

Сервис по оценке рисков контрагентов относится к интеллектуальным возможностям СЭД: система сначала консолидирует все данные по контрагентам как во внутренних базах компании, так и вовне, а затем формирует рейтинг их надежности. Таким образом вы можете узнать, какие партнеры или клиенты имеют тенденцию срывать сроки договоров или выполнять финансовые обязательства нерегулярно. Поскольку система собирает данные в режиме реального времени, рейтинг тоже будет постоянно обновляться.

Инструмент оценки рисков дает возможность бизнесу принимать решения с опережением, экономить время и деньги, например, могут быть установлены платежные лимиты в случае попадания контрагента в зону риска. Автоматические инструменты оценивают риски в 3-6 раз быстрее человека. Такой сервис использует российское подразделение McDonald's: у компании множество поставщиков и сложные цепочки поставок, и автоматизация здесь очень помогает.

7. Аналитические отчеты

Аналитика подключается в СЭД при необходимости: сначала организация автоматизирует ввод данных в систему документооборота и настраивает их обработку и хранение. Как только в компании накапливается определенный объем данных, настройка аналитических инструментов – третий и очень нужный этап. Без него можно обойтись на первых порах, но не использовать аналитику в дальнейшем глупо: с помощью отчетов можно консолидировать данные и увидеть тенденции и паттерны, которые не лежат на поверхности. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией: для любого бизнеса именно аналитика – путь к дальнейшему росту и эффективности. С каждым годом бизнес-анализ данных становится все более востребованным.