Автоматизация юридически-значимого документооборота и проверки благонадежности контрагентов в McDonald's

Заказчик:
Одна из крупнейших и самых известных сетей быстрого питания: в 118 странах мира работают более 30 тыс. ресторанов.
В России первый ресторан открылся в 1990 году, сейчас в российской сети работают более 50 тыс. сотрудников.

Цели и задачи

1

Существенно сократить объем бумажных документов в компании, минимизировать ручной труд по их обработке, снизить операционные затраты компании на обеспечение бумажного документооборота с контрагентами.
2

Автоматизировать и ускорить процессы обработки и обмена с контрагентами первичными документами.
3

Автоматизировать и ускорить проверку благонадежности контрагентов, повысить точность оценок для формирования пула надежных поставщиков и подрядчиков, исключить риски взаимодействия с неблагонадежными партнерами.
4

Повысить прозрачность и усилить контроль за согласованием документов, проверкой контрагентов и проведением платежей, снизить налоговые и финансовые риски.

Исходная ситуация

В компании были организованы сложные бизнес-процессы по определению согласующих и дальнейшей маршрутизации первичных документов в зависимости от различных условий.
Каждый из 760 ресторанов и подразделений ЦО McDonald's - это обособленное подразделение, которое должно быть выделено в уникальную ролевую группу в системе.
В компании была принята многоступенчатая процедура оценки благонадежности контрагентов с использованием множества критериев, чек-листами для заполнения экспертами, информации внешних баз данных и от контрагента.
Необходимо было предоставить возможность для кастомизации процессов обмена и согласования первичных документов с отдельными крупными контрагентами.

Используемое ПО

Модуль юридически значимого документооборота СЭД/ECM-системы «КОРУС Five| Документооборот»
Сервис автоматической проверки благонадежности контрагентов («Оценка рисков»)

Описание проекта

Специалисты «КОРУС Консалтинг» провели аудит бизнес-процессов, связанных с обработкой первичных документов, разработали методологию по автоматизации процесса проверки контрагентов.
Автоматизированы и переведены в цифровой формат процессы согласования, подписания и обмена с контрагентами первичными юридически значимыми документами.
Произведена интеграция с несколькими федеральными провайдерами ЭДО, организован процесс подписания документов с помощью ЭП.
Реализованы возможности настройки маршрутов документов, контроля статусов согласования и хранения документации в едином электронном архиве.
Автоматизирована проверка благонадежности контрагентов по критериям компании McDonald's с использованием внешнего сервиса («Контур. Фокус») и , автоматическим ежедневным обновлением данных по ним, уведомлениями ответственных по изменениям и блокировкой «нежелательных» контрагентов.
Реализована функциональность проверки благонадежности контрагентов по динамическому изменению чек-листов в зависимости от введенных данных.
Обеспечен автоматический контроль всех изменений по контрагентам: превышения лимитов по платежам, перехода контрагента в «зону риска» и уведомлением ответственных лиц.
Сервис позволяет проводить внутренние тендеры по автоматическому выбору поставщика в зависимости от результатов голосования в компании.

Итоги проекта в цифрах

в 3 раза

ускорился юридически значимый документооборот с контрагентами

в 5 раз

быстрее стал процесс проверки благонадежности контрагентов

1000

рабочих мест автоматизировано в 660 ресторанах в 60 регионов РФ и Центральном офисе McDonald's в Москве

Уникальность проекта

Создан механизм автоматического определения инициаторов, согласующих и маршрута согласования в зависимости от условий (контрагент, сумма, лимит платежей и т.д.)
Реализована функциональность:

- по типизации и сортировке входящих документов от провайдеров ЭДО;
- автоматическому запуску повторного согласования документа;
- lazy approval c использованием ЭЦП - согласования и подписания финансовых документов через электронную почту, без входа в систему.
Написана новая ролевая модель для выделения каждого ресторана в качестве уникальной ролевой группы.
Проведен анализ процесса оценки благонадежности контрагентов, выработана методология его автоматизации.
Создана полноценная платформа для дальнейшего развития электронного документооборота в компании. В дальнейшем на этой же ферме серверов предполагается подключение новых модулей системы с обеспечением бесшовной интеграции между ними: договорного документооборота, управления доверенностями и т.д.

Хотите , сделаем так же для вас?

Задайте вопрос нашим специалистам по электронному документообороту по e-mail five@korusconsulting.ru или по телефонам +7 (495) 647-50-46, + 7(812) 677-56-90.