Российский бизнес без бумажных архивов

Тенденция цифровизации архивов документов, особенно первичных, усиливается. Так, в последний год мы фиксируем значительное увеличение количества запросов на внедрение структурированного единого хранилища документации предприятия.

Но обычно для бизнеса это уже далеко не первая стадия автоматизации документооборота. Если основные процессы – договоры, канцелярия, обмен с контрагентами и другое – уже переведены в цифровой вид, то электронный архив становится насущной необходимостью. А до такой глобальной цифровизации документооборота дошли пока далеко не все компании. Одним из ограничений автоматизации долгое время была непроработанность законодательной базы. Поэтому мы рады инициативам государства, таким как новый законопроект об электронных архивах, которые направлены на цифровизацию документооборота. К ним же относятся эксперименты по введению кадрового электронного документооборота и электронной транспортной накладной, закон об облачной электронной подписи.
Такие инициативы, как и вынужденный карантин, который сделал известные проблемы бумажного документооборота очевиднее для бизнеса, станут драйверами более активного развития электронного документооборота в России.

В первую очередь это касается сегмента enterprise: крупные игроки уже морально готовы к переходу на полностью безбумажный документооборот. Такие компании подсчитывают и стремятся минимизировать издержки, связанные с печатью документов, хранением архивов, расходами на логистику, рабочим временем сотрудников на поиск и обработку документов, возможными финансовыми и налоговыми потерями из-за ошибок (штрафы, двойные оплаты, неустойки от контрагентов) и пр. С их объемом документооборота, доходящим до 300-500 тысяч документов в месяц, экономия от цифровой трансформации процессов составляет от 15-20 миллионов рублей в месяц.