Как выбрать систему электронного документооборота для крупной компании.
Часть 1: какие функции нужны?

СЭД для enterprise: в чем отличия?


Электронный документооборот для крупной организации имеет свою специфику. Поэтому все написанное в этой статье будет касаться компаний с количеством сотрудников более 500, в которой уже заложены основы документооборота (то есть уровень ее цифровой зрелости — выше нуля).

Особенности крупной компании, которые нужно учитывать при выборе СЭД:

• большой объем документов: от 10 000 в месяц
• работа с различными типами документов и источников (бумажные оригиналы, сканы, электронные документы через операторов ЭДО);
• расширенное число областей документооборота, требующих цифровизации (кадровый, технический и т.п);
• сложные и часто изменяющиеся маршруты согласования документов, большое количество участников;
• задачи, выходящие за рамки традиционного документооборота (договоры, первичка, канцелярия): автоматизация заявок, тендерной документации, изменений, жизненного цикла продукта, изготовления промо-материалов;
• требуется организация не только внутреннего, но и внешнего документооборота (обмен электронными документами с контрагентами через провайдеров ЭДО) и их объединение в одну систему;
• в ряде случаев — территориальная распределенность или холдинговая структура, что также сказывается на требованиях к организации электронного документооборота;
• необходимость донастраивать, дорабатывать и развивать систему под растущую и усложняющуюся структуру и изменяющиеся бизнес-процессы.

Для такой компании требуемая СЭД должна одновременно выполнять ряд функций: централизованное хранение документов, совместная работа сотрудников над ними, гибкие workflow (маршрутизация документов), управление поручениями, обмен юридически значимыми документами с внешними организациями — то есть скорее ее можно назвать СЭД/ECM-системой (ECM-enterprise content management).

Как выбрать СЭД/ECM

Функциональные критерии

В первую очередь важно, что система умеет и какие задачи по документообороту способна решить. Пристальное внимание — на функциональные особенности.

Интерфейс, юзабилити. Чтобы сотрудники действительно пользовались системой электронного документооборота, они должны быстро и без усилий ее освоить и с комфортом в ней работать. Для этого у системы должен быть современный, интуитивно понятный интерфейс — иначе пользователи просто саботируют переход на новую СЭД, и все затраты на внедрение электронного документооборота просто сгорят . Обязательно ознакомьтесь с системой на демонстрации, оцените, насколько быстро вам самим удалось в ней разобраться. Путь до ключевых разделов и документов должен занимать не более 2-3 кликов. Не критично, но приятно для пользователя иметь возможность применить индивидуальные настройки (цветовая схема, расположение виджетов и разделов в своем личном кабинете и тому подобное). Ну и субъективный критерий «нравится/не нравится» никто не отменял.

Совместная работа с документами. То есть возможность для сотрудников корректировать и редактировать их одновременно. Эта функция — must have для современной СЭД, который обеспечивает скорость и удобство работы в системе. Еще лучше, если в СЭД предусмотрен контроль версионности – возможность отследить все внесенные правки, их инициатора и сравнивать варианты документов. Эта функциональность серьезно сэкономит время на поиск и сверку правок и помогает избежать ошибок или подписания некорректной/несогласованной версии.

Единый структурированный архив. С документами необходимо не только работать, но и хранить в едином реестре, и важно, чтобы доступ к нему был легким, а поиск, загрузка и выгрузка документов из него– понятными. Архив должен быть структурированным, с возможностью сквозного поиска: полнотекстового и по атрибутам документов (контрагенту, номеру, типу и так далее), удобной загрузкой и выгрузкой файлов.

Крупной и территориально распределенной компании с большим количеством документов и контрагентов также важна возможность объединять архивы документов из разных источников в разных форматах: бумажных оригиналов, сканов, юридически значимых документов от контрагентов, полученных от операторов ЭДО. Для этого стоит уточнить, есть ли возможность объединения СЭД с сервисами сканирования (прямого или поточного для больших объемов документов), штрих-кодирования и распознавания. Кстати, в последние годы специально для оптимизации этой функции компании создают ОЦО – единый центр обслуживания, сотрудники которого сканируют, обрабатывают документы и загружают их в архив. Для этой структуры наличие указанных сервисов является критически важным.

Конструкторы карточек и бизнес-процессов. Чем крупнее компания, тем сложнее в ней бизнес-процессы, в том числе и связанные с документами. На них влияет больше факторов, они часто меняются из-за реорганизаций и внедрения новых процедур, в работу с вовлечено больше сотрудников, маршруты согласования и обработки могут быть последовательными, параллельными или смешанными, варьироваться в зависимости от контрагента, суммы и так далее.

Конструкторы позволяют самостоятельно настраивать и модифицировать маршруты согласования, карточки документов, личный кабинет сотрудника. Это очень удобно и экономично, так как не требует привлечения разработчика или вашего внутреннего специалиста уровня «программист». Поэтому наличие такой функциональности крайне желательно, особенно если у вас действительно сложные и многообразные бизнес-процессы.

Обратите внимание: у разных поставщиков – разное понимание конструкторов. На стадии выбора попросите продемонстрировать, как работает система: у кого-то функциональность реализована в виде визуального редактора, и настройка идет путем перетаскивания курсором «кубиков» и «стрелочек», а у кого-то — в коде разметки, и тогда привлечение ИТ-специалиста неизбежно. Иногда конструкторы настолько сложны для освоения, что привлечь разработчика может быть проще и дешевле. Все это нужно тщательно протестировать перед выбором СЭД.

Возможности организации юридически значимого документооборота. Скорее всего, для обмена большим количеством документов с контрагентами у вас запланировано или уже настроено подключение к провайдеру ЭДО. Через него производится обмен финансовыми документами, EDI, договорами, неформализованными документами и в ближайшем будущем — транспортными накладными. Для крупной компании удобнее объединить внешний и внутренний документооборот в единой системе и работать с ними из «одного окна», не переключаясь между СЭД, личным кабинетом провайдера и учетной системой.

Узнайте, может ли СЭД/ECM-система:

• обеспечивать обмен документами с контрагентами через разных провайдеров ЭДО из единой точки входа;
• работать не только с финансовой первичкой, но и с неформализованными документами (например, договорами);
• поддерживать ЭЦП разных типов (простую, квалифицированную и усиленную квалифицированную);
• определять типы поступающих от провайдеров документов и сортировать их;
• маршрутизировать документы: автоматически направлять их по предварительно настроенному маршруту в зависимости от установленных параметров;
• аккумулировать документы разных типов и от разных провайдеров ЭДО в едином архиве;
• удобно интегрироваться с учетной системой и иными внутрикорпоративными сервисами.

Обеспечение мобильности. Одна из самых запрашиваемых, но и самых спорных опций. Покупка и тем более разработка мобильного приложения для использования СЭД приводит к существенному удорожанию проекта. При этом опыт показывает, что далеко не все им потом пользуются. Важно на старте понять, какие конкретные задачи вы планируете выполнять в СЭД с мобильных устройств: если вам достаточно нажимать на мобильном только 3 кнопки «Согласовать», «Подписать» и «Поручить» (а так чаще всего и бывает), то дешевле и удобнее для вас может быть альтернатива мобильному приложению. Например, согласование документов и выполнение задач по ним через электронную почту, без входа в СЭД (lazy approval), или чат-бот, для точечных прикладных задач.

Разработка мобильных приложений СЭД редко обеспечивает адаптацию под все имеющиеся разрешения экранов и платформы. То есть ваше приложение может работать iPhone, но не будут на Android или даже на iPad. Нужно заранее обсудить это с поставщиком СЭД и при необходимости адаптировать предлагаемое мобильное приложение.

Гибкая ролевая модель. Проверьте, предусмотрена ли в СЭД самостоятельная настройка ролей пользователей: можете ли вы сами предоставлять, закрывать, менять доступ к определенным типам документов для различных групп и отдельных сотрудников. Такая ролевая модель крайне важна для обеспечения безопасности данных. Она должна быть реализована на уровне механизмов системы, в противном случае вам придется каждый раз запрашивать такую настройку у разработчика, теряя на этом время и деньги.

Поддержка холдинговой структуры. В это понятие входят возможность единой инсталляции СЭД на весь холдинг (вместо отдельных внедрений в каждом подразделении или дочерней компании), работа для сотрудников всех юридических лиц холдинга из «одного окна» в единой системе, обмен документами между компаниями холдинга и при этом возможность локальной работы для филиалов и дочерних компаний на своем «участке» документооборота. Также функциональность обеспечивает сквозные процессы по документам для всего холдинга, прозрачность контроля за ними, формирование консолидированной отчетности.

Обычно это выделено в виде отдельного модуля системы электронного документооборота и требует дополнительных затрат, но если ваша компания представляет собой холдинг, без него не обойтись.

Аналитические отчеты. Речь об отчетах по объему документов и исполнительской дисциплине. Обратите внимание, предусмотрены ли в СЭД гибкая настройка, конструирование отчетов, выгрузка результатов в виде таблиц или даже визуализация на дашбордах. Эти возможности помогут сэкономить время на сбор и оценку данных и усилить контроль за процессами документооборота в вашей организации.

Наличие готовых уникальных сервисов. Вариантов, предлагаемых вендорами СЭД/ECM для решения узкоспециализированных задач, множество: это могут быть модули авансовых отчетов, бюджетного контроля, управления совещаниями, подготовки тендерной документацией, управление изменениями, заказа промо-материалов, управления жизненным циклом продукта, интеграции с внешними базами данных или автоматической оценки благонадежности контрагентов. Конечно, их можно и разработать «с нуля», но это вновь требует времени и денег. Лучше заранее продумать, какая функциональность помимо «классической» вам нужна и выяснить, предлагает ли ее поставщик СЭД.

О технических и экономических критериях, а также об особенностях выбора вендора СЭД/ECM я расскажу немного позже во второй части статьи.

А чтобы вы уже сейчас могли использовать критерии выбора СЭД/ ECM с разбивкой их по важности для различных подразделений и ролей, делюсь им на Google Docs.